Электронные доказательства миф или реальность

Доклад семинара «1С-Битрикс»: Веб для бизнеса в непростое время

Уже не существует такой компании, которая в своей работе совсем не использовала бы Интернет или электронную почту.

Подобные технологии проникли уже во все бизнес-процессы любой компании, а понять, как обсуждались все важные вопросы без Интернета еще несколько лет назад, и вовсе не представляется возможным.

На сегодняшний день все основные положения любых договоров обсуждаются письменно в электронном виде, по e-mail, компании обмениваются счетами и накладными, присылают решения об оплате и утверждают сметы.

Электронные документы или документы, которые были подготовлены с помощью электронно-вычислительной техники, имели вес, в том числе и юридическую силу, еще в советское время.

Так в 1979 году были выпущены указания Госарбитража СССР, которые гласили, что стороны по арбитражным делам вправе представлять в качестве подтверждения своих показаний электронные документы, если эти документы содержат существенную информацию по рассматриваемому делу. В этом случае такие данные должны были приниматься на рассмотрение судебными органами в качестве доказательств. Поэтому даже в то время предоставление электронных документов и рассмотрение их в судебном порядке было обосновано на законодательном уровне.

Однако же, в связи развитием и все большим распространением электронного документооборота в современных бизнес-процессах и отсутствием новых законодательных нормативных актов, которые могли бы регулировать рассмотрение подобной информации, в качестве доказательств по тому или иному делу, многие судьи отказываются рассматривать подобные документы или принимают их в каком-то частном порядке, и имеют к ним собственные требования, поскольку единого порядка рассмотрения этих документов в качестве письменных доказательств не существует.

Впрочем, как отмечают многие специалисты, ситуация постепенно меняется, что связано с распространением электронного документооборота, в том числе в ходе деловой переписки.

Электронный документооборот часто используется в банковской сфере, при подаче отчетности в налоговые органы, в транспортной отрасли, а также в коммерческой практике крупных и средних предприятий независимо от отрасли.

Расхожее мнение о том, что судьи избегают рассматривать кипы распечаток электронных писем и прочих подобных бумаг как полноценные доказательства по судебному процессу, пугает многих бизнесменов и юристов. Однако не стоит терять надежду решить конфликт в суде.

Добиться прикрепления к делу электронных документов и разрешения ситуации посредством принятия во внимание этой информации сложно, но вполне возможно, даже несмотря на то что в настоящее время, может быть, и нет четкой законодательной базы, которая регулировала бы эти процессы. Ведь существует ряд способов, которые помогут сделать электронные документы более официальными, что придаст им больший вес и основание использовать их в качестве доказательной базы.

Подтверждение подлинности электронных документов осуществляется посредством электронной подписи или иным аналогом собственноручной подписи (как правило, согласованным сторонами в договорном порядке). Однако на практике не все суды имеют необходимое техническое оснащение для оценки документов в исходном электронном виде.

В этом случае электронные документы часто представляются в виде распечаток, удостоверенных участниками электронной переписки. И если сторона по делу не имеет возражений к данной электронной переписки, а тем более ссылается (подтверждает факт ее существования) то проблем вообще не возникает.

Если говорить обобщенно относительно использования электронных документов в качестве доказательств по тому или иному делу то судьи разделились на два лагеря:

• одни принимают распечатки электронной переписки и электронных документов без каких-либо дополнительных к ним требований и рассматривают эти документы в качестве доказательств по делу,
• иные судьи идут по более формальному пути, отказываясь принимать переписку без квалифицированной электронной цифровой подписи которая подтверждает, что данный документ исходил действительно от того лица, которое этот документ отправило. Мы придерживаемся аналогичной точки зрения и в случае, если Квалифицированная электронная цифровая подпись отсутствует, считаем, что невозможно установить от кого исходил данный документ, соответственно, непонятно, чья воля в нем выражена. Отправить письмо с чужого компьютера может каждый, кто знает, кем и как это может быть сделано. Вполне вероятно, что это окажется совсем не тот человек, который вправе принимать бизнес-решения и фиксировать их в контракте.

Другой не маловажный момент – нотариальное заверение страниц сайта (заверение электронной переписки) для использования в суде. Однако нотариус заверяет только тот факт, что сам видел определенное письмо на экране.

Нотариус не может доказывать личности отправителя и получателя. Рассмотрим распространенный в данный момент во многих профессиональных сферах (включая, например, маркетинг, дизайн, рекламную сферу и т. п.) случай, когда подрядчик и заказчик начинают работу без заключения договора, потому что сроки по выполнению подряда горят. Договор обсуждается по электронной почте, поскольку это наиболее оперативный способ вносить правки и предоставлять комментарии по обсуждаемым документам, но подписание и принятие текста договора затягивается, и случается так, что работы по проекту уже выполнены, а подписанной версии документа, подтверждающего взаимодействие компаний, до сих пор нет.

В таком случае, с одной стороны, заказчик может и не платить своему клиенту, поскольку нет договора, нет акта о приемке работ и т. п., однако есть электронная переписка между представителями двух компаний, из которой явно следует, что работы были выполнены и приняты первоначальные намерения заказчика оплатить эту работу, а также то, что сроки оплаты постоянно смещаются. В данной ситуации конфликт возможно разрешить в суде – при помощи предъявления данной переписки. Первоочередной и самый простой способ формализации данной информации будет составление нотариального протокола. Для этого нотариус не только заверяет тот факт, что видит на экране некоторую информацию, которая объясняет и подтверждает позицию истца по делу.

Для составления протокола опрашиваются свидетели, выясняется, действительно ли эта переписка происходила на самом деле между конкретными людьми, а также другие детали.

В процессе осмотра составляется протокол, который придает такой переписке приемлемую для судей форму. Нотариус осматривает компьютер, с которого велась переписка, убеждается, что такие письма действительно есть в почте, и описывает все свои предпринимаемые действия с целью обнаружения этой переписки: включил компьютер, открыл почтовую программу, ввел в поиске ключевое слово или адрес и обнаружил следующие конкретные данные – все это фиксируется в протоколе, который впоследствии предоставляется в суд.

Для многих судей такой протокол – достаточное основание, чтобы принять переписку в качестве доказательств. Все важные письма распечатываются и прикладываются к протоколу, оставшаяся часть писем – контекст электронной переписки – должна быть записана на диск и также предоставлена судье.

Некоторые из судей таким заверением не удовлетворятся, поэтому можно попробовать попытаться подтвердить факт подлинности электронного документа и его юридическую силу, засвидетельствовав наличие переписки на бумаге. Если в качестве примера брать описанную раннее ситуацию, то это можно сделать таким способом: компания-подрядчик пишет заказчику письмо (не электронное, а бумажное) на официальном бланке компании, со всеми реквизитами, следующего содержания: как мы сообщали в электронных письмах от такой-то даты, на адрес такой-то, просим вас оплатить услуги нашей компании – ранее согласованную сумму.

При этом не стоит делать акцент на том, что вы в самом деле отправляли эти электронные письма. Скорее, наоборот, вам нужно сделать так, чтобы ваши попытки получить подтверждение того факта, что письма были прочитаны, остались незаметны. Как только вам придет ответ на ваше бумажное письмо, не содержащее возражений относительно того, что ваши электронные письма были получены, эти два документа вы можете приложить к вашей электронной переписке, и они будут официально подтверждать тот факт, что такая переписка осуществлялась, что она имеет юридическую силу и что эту переписку можно рассматривать в качестве доказательств по данному процессу.

Как бы то ни было, в настоящий момент отсутствует четкая законодательная база, регулирующая порядок рассмотрения электронных документов в качестве доказательств при судебном разрешении конфликтов и споров, и на любой аргумент, подтверждающий целесообразность их рассмотрения, есть свой контраргумент, и каждый судья в конечном итоге сам решает, принимать ему электронные письма в качестве доказательств или не стоит, руководствуясь своими собственными взглядами по этому вопросу.

Например, если ответчик не желает, чтобы переписка рассматривалась судьей, поскольку она явно подтверждает обязательства и вину ответчика, он всегда может сослаться на то, что такая переписка – недопустимое доказательство. Легче всего это сделать, сказав, что данное письмо не было получено адресатом, если в письме нет квалифицированной электронной цифровой подписи.

Да, на него ответили, но неизвестно, кто именно это сделал, если личность в письме не подтверждена. Неизвестно, кто в конечном итоге отправил это письмо, ведь воспользоваться чужим почтовым ящиком может каждый. Если адресат отрицает, что он получал данное письмо, то опровергнуть это без подписи с технической точки зрения будет невозможным.